KHZG-Fördertatbestand: Medikationsmanagement

Der Startschuss für das Projekt erfolgte im Herbst 2021. Nach erfolgreicher EU-weiter Ausschreibung wurde in enger Abstimmung zwischen der Apotheke, dem ärztlichen und pflegerischen Dienst der Piloteinrichtung, sowie dem Orbis-Team gemeinsam mit dem Hersteller Dedalus die Grundsteine gelegt. Von der Definition der medikamentösen Stammdaten über die Festlegung interner Prozesse, hin zur Darstellung im KIS über die Definition der Soll-Prozesse wurde die Einführung von Orbis Medication vorbereitet und gemeinsam mit einem Projektberater der Firma Dedalus begleitet.

Die grundlegende Entscheidung, wie der Aufbau des notwendigen Medikationskataloges definiert werden soll, wurde intensiv diskutiert. Letztendlich wurde sich dafür entschieden einen globalen, wirkstoffbasierten Katalog zusammenzustellen, welcher dann in sog. Hauskatalogen speziell den einzelnen Einrichtungen zur Verfügung gestellt wird. So kann sichergestellt werden kann, dass nur Medikamente verordnet werden, die auch in den Modulschränken der jeweiligen Einrichtungen vorrätig sind.

Mithilfe eines blueprints wurde die Einführung der nachfolgenden Einrichtungen standardisiert: Beginnend mit einer Kick-Off Veranstaltung über die Schulungen von KeyUsern und Anwender:innen über die Einführung auf einer Pilotstation und folgendem RollOut in der gesamten Einrichtung, hin zur abschließenden Nachbetreuung vergehen bei AGAPLESION im Durchschnitt 20 Wochen mit ca. 800 Arbeitsstunden.

Der standardisierte Projektplan sieht zu Beginn eine Kick Off Veranstaltung vor. Hier werden sämtliche Projektbeteiligte über das Ziel und den Projektumfang, sowie die Bestandteile, den Projektplan und die konkreten Änderungen der Prozesse informiert. Abgerundet wird die Veranstaltung durch eine Präsentation der neuen Software direkt im System auf einer anonymisierten Schulungsdatenbank.

Bei den Schulungen werden KeyUser:innen ausgebildet, die danach wiederum ihre Kolleg:innen schulen. Zwischen der Schulung und der Pilotierung auf der ersten Station vergehen im Schnitt drei Wochen. So kann das neu erlangte Wissen schnell in der Praxis umgesetzt werden.
Pro Einrichtung wird in der Regel auf einer Station pilotiert, um das Haus so auf die anstehenden und weitreichenden Änderungen vorzubereiten. Nach weiteren 2 Wochen wird mit einem ‚big Bang‘ die gesamten, noch ausstehenden Stationen und Bereiche der Einrichtung umgestellt. Begleitet werden die Umstellungen vom zentralen Orbis-Team, welche die Anwender:innen vor Ort bei Fragen unterstützen und die neuen Prozesse eng begleiten.
Nach ca. 4 Wochen findet eine erneute Begehung im Sinne einer Nachbetreuung statt. Hier wird vor Ort nochmals unterstützt und Fragen direkt geklärt.

Wie verläuft eine Umstellung nun konkret?

Im Vorfeld wird der ‚alte‘ Medikationskatalog in das “Gerüst” der Orbis-Medication überführt. Parallel dazu wird die notwendige Hardware, wie beispielsweise eine ausreichende Menge an Handscanner, die für das Einlesen des bundeseinheitlichen Medikationsplan benötigt werden, beschafft und installiert. Bereits bestehende Anordnungspläne werden in Absprache mit den jeweiligen Fachrichtungen zur Verfügung gestellt, damit die Medikationsanordnung für den ärztlichen Dienst standardisiert und vereinfacht werden kann.
Die tatsächliche Umstellung beginnt mit dem Setzen der Systemeinstellungen innerhalb des Krankenhaus Informationssystems. Danach wird durch den ärztlichen Dienst die bestehende Medikation aller Patient:innen im neuen Medication-Modul neu angeordnet. Ab dem folgenden Tag wird dann nur noch die neue Patientenkurve in Verbindung mit Orbis Medication verwendet. Das alte Fieberkurvensystem wird abgeschaltet, sodass es zu keiner Doppeldokumentation kommen kann.
Der pflegerische Dienst stellt die Medikation ab sofort mit Hilfe einer neuen Arbeitsliste, in welcher der Stellprozess optisch abgebildet wird. Begleitet wird dieser Prozess vom zentralen Orbis-Team innerhalb der ersten vier Tagen persönlich vor Ort, was zu einer erheblichen zeitlichen Reduktion bei Nachfragen und daraus resultierend zu einer Verbesserung der Akzeptanz der neuen Software führt. Damit inkludiert auch zu einer erleichterten und reibungsfreieren Einführung.

Möglich ist dieser enge Zeitplan durch bereits digital erfahrene Anwender:innen. Vor der Einführung von Medication waren die User:innen bereits mit dem Vorgänger KURV (digitale Fieberkurve) vertraut. So war das Arbeiten mit dem digitalen Visitenwagen, welches bspw. das Eintragen der Vitalwerte oder die Medikationsanordnung am PC beinhaltet bekannt. Durch den neu hinzugekommenen und lang ersehnten AMTS-Check wird die Patient:innenensicherheit im Bereich der medikamentösen Therapie nun deutlich erhöht. Die gesetzlich notwendigen Prüfungen wie bspw. zu Patientenallergien oder Wechselwirkungen werden durch das Programm Flycicle Vision realisiert. Durch optische Hinweise werden dem ärztlichen Dienst so hilfreiche Hinweise zu Medikationsanordnung in Bezug auf den:die Patient:in gegeben.

Für die Pflege ist durch das neue Programm der Medikations-Stell-Prozess im Sinne des Vier-Augen-Prinzips optisch farblich direkt in der Patientenkurve sichtbar. Zudem wurde damit die Dokumentationsmöglichkeit erweitert. Um den Fördertatbestand 05 vollumfänglich erfüllen zu können, wird perspektivisch den Gabe-Prozess um closed Loop erweitern.